Apple Mail

PDF Content Search durchsucht auf Wunsch auch Ihre E-Mails aus Apple Mail — Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Die App liest dazu die Mails, die Apple Mail auf Ihrem Mac gespeichert hat. Indexierung und Suche laufen vollständig lokal; Mail-Text, Absender und Betreff verlassen Ihren Mac nicht.

Apple Mail einrichten

Wählen Sie im Menü Ablage → Apple Mail aktivieren (alternativ im Kontextmenü der Seitenleiste)
Der Dialog Apple Mail zur Suche hinzufügen erklärt, was gelesen wird. Klicken Sie auf Weiter
macOS schützt den Mail-Ordner. Klicken Sie auf Mail-Ordner auswählen …, wählen Sie den Ordner ~/Library/Mail und bestätigen Sie mit Zugriff gewähren. Die Berechtigung bleibt auch nach einem Neustart erhalten
Wählen Sie die Konten aus, die durchsucht werden sollen (Standard: Alle Konten), und klicken Sie auf Apple Mail aktivieren

Danach erscheint Apple Mail als eigener Eintrag in der Seitenleiste, und die App beginnt mit der Indexierung. Ausschalten können Sie die Mail-Suche jederzeit über Ablage → Apple Mail deaktivieren.

Mails durchsuchen

Wählen Sie vor der Suche in der Seitenleiste Apple Mail aus oder haken Sie es während einer Suche an, und geben Sie Ihren Suchbegriff ein. Die Mails erscheinen zusammen mit den Treffern aus den angehakten Ordnern; wollen Sie nur Mails sehen, haken Sie die Ordner ab. Durchsucht werden Betreff, Nachrichtentext und der Text der Anhänge. Die Suchsyntax entspricht der Dokumentsuche: Phrasen in Anführungszeichen und Ausschlüsse mit -wort funktionieren auch hier. Ein Unterschied: In Mails schließt -wort nur Wörter aus, die mit dieser Zeichenfolge beginnen.

Ein Klick auf einen Treffer zeigt die Mail mit markierten Fundstellen. Liegt ein Treffer in einem Anhang, zeigt die App die betreffende Seite des Anhangs mit markierter Fundstelle. Mit ⌘G und ⌘⇧G springen Sie über Mailtext und Anhänge hinweg zum nächsten bzw. vorherigen Treffer.

Anhänge (n): Listet die Anhänge der Mail; einzelne Anhänge lassen sich öffnen, mit Alle sichern… speichern Sie alle auf einmal
In Apple Mail öffnen: Öffnet die Mail in Apple Mail
Im Finder anzeigen oder Return in der Ergebnisliste: Zeigt die Mail-Datei im Finder

Mails oder Anhänge, die Apple Mail noch nicht vollständig auf den Mac geladen hat, werden als Von Apple Mail noch nicht geladen gekennzeichnet. Öffnen Sie die Mail einmal in Apple Mail; danach wird sie durchsuchbar.

Anhänge

PDF-Anhänge: Standardmäßig werden die ersten 20 Seiten gelesen, auf Wunsch alle Seiten
Bild-Anhänge (PNG, JPG, HEIC): Text wird per OCR erkannt
Text-Anhänge (RTF, TXT, CSV, HTML, JSON, XML) und weitergeleitete .eml-Mails
Office-Anhänge (DOCX, XLSX, PPTX, Pages, Numbers): nur, wenn die Umwandlung über unseren Server eingeschaltet ist (siehe Einstellungen → Mehr). Dann geht nur der Anhang an den Server, nie der Text der Mail

Einstellungen

Unter Einstellungen → Integrationen → Apple Mail legen Sie fest, was indexiert wird:

Apple Mail indexieren: Schaltet die Mail-Suche ein oder aus
OCR-Größenlimit pro Anhang: 25, 50, 100 oder 200 MB (Standard: 50 MB). Größere PDF- und Bild-Anhänge werden übersprungen und sind über die Suche nicht auffindbar; die Mail selbst bleibt durchsuchbar
Text in Bild-Anhängen (PNG/JPG/HEIC) per OCR durchsuchbar machen (Standard: an)
Alle Seiten von PDF-Anhängen lesen (statt nur der ersten 20) (Standard: aus)
Text-Anhänge (RTF, TXT, CSV, HTML, JSON, XML) indexieren (Standard: an)
Weitergeleitete .eml-Mails rekursiv indexieren (Standard: an)
Office-Anhänge durchsuchen (Standard: an; wirkt nur mit eingeschalteter Umwandlung über unseren Server)
Konten neu konfigurieren …: Öffnet die Einrichtung erneut, um die Auswahl der Postfächer zu ändern
Mail-Index löschen: Entfernt alle indexierten Mail-Inhalte; beim nächsten Start liest die App die Mails neu ein

Ein Statuskasten zeigt den Fortschritt der Indexierung, die Zahl der durchsuchbaren Anhänge und gegebenenfalls Mails ohne Inhalt, die die App im Hintergrund erneut versucht.